Optimiser les rangements d’une salle d’archives

Pour une bonne conservation de vos documents et archives, équipez-vous de mobilier et locaux adaptés.

Etagères pour rangement d'archives

La salle d’archives doit bénéficier de conditions optimales de conservation. L’idéal est de l’installer dans un local d’une température de 18° environ qui ne soit ni trop ensoleillé ni trop humide. Dans la mesure du possible, optez pour une pièce sans canalisation afin d’éviter d’éventuels dégâts des eaux. Attention également aux installations électriques ! Veillez à les vérifier régulièrement afin d’éviter un départ d’incendie. Pour l’entretien, un sol en béton armé ou un revêtement anti-poussière sont préférables. Optez pour des meubles et rangements modulaires qui vous permettront d’optimiser l’espace et le classement des archives.

Le choix des étagères et armoires de rangement

Préférez le côté pratique à l’esthétique ! Des rayonnages métalliques avec traitement anticorrosion, suffisamment profonds et sans rebord permettent de stocker tout type de document : classeurs, dossiers, caisses…

Votre local est exigu ou vos documents prennent de plus en plus de place ? Optimisez l’espace en choisissant les armoires mobiles qui doublent vos capacités de rangement. Sur une petite surface, optez pour des rayonnages coulissants à translation latérale ou des rayonnages montés sur rail et actionnables avec des vérins. Ils permettent de stocker un maximum d’archives dans un minimum d’espace.

Différenciez les types de dossiers et adaptez les options de rangement :

  • pour les dossiers en cours d’archivage, optez pour des rayonnages à dossiers suspendus, facilement accessibles,
  • en revanche, boîtes en carton et caisses d’archives prennent place en enfilade sur le rayonnage de vos étagères, réglables selon vos besoins.

Facilitez la consultation des documents en installant des petites tables entre chaque rangée permettant de consulter le document. Pour un gain de place, certaines étagères proposent des tablettes directement intégrées aux rayons pour consultation. Si les étagères sont hautes, prévoyez un escabeau stable et robuste.

Garder un espace ordonné à l’abri de la lumière

Pour que votre pièce demeure la moins encombrée possible, pensez également à de grandes armoires métalliques pour faciliter le stockage des objets encombrants.
N’oubliez pas d’équiper vos fenêtres de stores occultants de manière à protéger les dossiers du soleil. Un éclairage direct venant du plafond composé d’ampoules ou de tubes fluorescents produit un éclairage homogène proche de la lumière du jour combiné à une excellente diffusion, peu d’émission de chaleur et une consommation jusqu’à 80 % moindre qu’avec une lampe à incandescence. Un éclairage d’appoint est proposé pour la consultation des dossiers si nécessaire.

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Dossiers annexes :